Budgeting

 

 

 

Pada pertengahan bulan September 2015, saya melakukan perjalanan bisnis ke Jakarta dan sempat bertemu dengan adik saya. Dia menjalankan bisnis ekspedisi dan saya melihat bahwa pertumbuhan bisnisnya cukup signifikan. Sebagai kakaknya, tentu saja saya bangga sama adik saya ini. Di sepanjang perjalanan kami ke airport, dia bercerita tentang pengeluarannya yang mencapai puluhan juta rupiah hanya untuk memberikan parcel dan bingkisan lebaran kepada relasi bisnis dan pegawainya. Di tengah-tengah pembicaraan kami ini, saya teringat sebuah aplikasi Android yang bisa digunakan untuk melakukan budgeting. Ketika saya menawarkan untuk mengajari dia program tersebut, adik saya ketawa dan berkata “Aku ini gak pernah membuat anggaran, ko. Pusing kepalaku kalau ngurusi gitu. Ini lho yang tak pakai (sambil menunjukkan kalkulatornya). Pokoknya yang aku tahu nanti di setiap akhir bulan, aku hitung total pendapatan tak kurangi pengeluaran, kalau plus ya aku untung, kalau minus, ya berarti aku rugi. Tapi biasanya di akhir tahun selama ini aku mendapat plus kok.” Mendengar jawabannya itu, saya juga ikut tertawa. Namun di dalam hati saya, meneriakkan ketidaksetujuan dengan prinsip yang dianut oleh adik saya tersebut.

Hampir sama dengan adik saya tadi, sebagian besar perusahaan yang baru berkembang jarang atau bahkan tidak memakai anggaran untuk membantu mereka mencapai profit yang ingin mereka dapatkan. Kenapa? Karena sebagian besar Pemilik dan CEO beralasan menyusun anggaran itu ribet, dan memakan waktu. Belum lagi mereka harus membuat anggaran yang tepat sesuai dengan keperluan mereka. Mereka tampaknya merasa bahwa belajar untuk membuat anggaran jauh lebih membuat frustasi. Mereka lebih suka memilih sama seperti adik saya tadi, fokus kepada menjual produk atau jasa atau apapun sebanyak mungkin dan lalu berharap bahwa angka-angka yang didapat di akhir tahun akan merefleksikan keuntungan.

Tentu saja cara pikir seperti ini adalah kesalahan. Faktanya adalah anggaran merupakan cara yang paling efektif untuk secara konsisten memenuhi target laba dan menghindari biaya-biaya kejutan. Penyusunan budget akan memandu anda untuk menginvestasikan sumber-sumber daya yang anda miliki untuk keuntungan terbaik perusahaan anda dengan menggunakan pertimbangan yang hati-hati. Tanpa anggaran, anda akan cenderung untuk meresponi setiap kebutuhan mendesak yang ada tanpa pertimbangan yang matang.

Analoginya begini, katakanlah anda memiliki modal ditangan sebesar 100 juta. Jika anda melakukan perencanaan budget, maka anda akan tahu uang 100 juta ini seharusnya dialokasikan ke pos mana saja. Tanpa penyusunan budget, bisa jadi anda akan kebingungan ketika ada salah satu pos yang belum dipenuhi sedangkan uang yang ada di tangan sudah habis. Para Pemilik perusahaan dan CEO perlu untuk mulai mengendalikan persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk keperluan operasional perusahaan dan penganggaran adalah langkah pertama yang harus dilakukan. Pertimbangkan delapan tip berikut ini untuk membantu anda menjadi seorang penyusun anggaran yang lebih baik.

1.Luangkan waktu untuk melakukan penganggaran dengan benar

Sebuah anggaran bukanlah peramalan penjualan yang anda susun di akhir pekan untuk mengesankan bankir anda. Anggaran semestinya merupakan hasil dari upaya dan masukan anda dan tim anda yang terkoordinasi. Ini artinya penyusunan anggaran merupakan suatu proyek yang memerlukan waktu, pikiran dan fokus anda, sama seperti proyek lain yang dikerjakan perusahaan anda.

2. Berlatih, berlatih dan berlatih.

Terlepas dari betapa sulitnya mungkin untuk memperkirakan masa depan, akurasi peramalan anda akan meningkat, dan anda akan lebih mampu untuk mengendalikan hasil akhir jika anda terus menerus aktif dalam menyusun dan menggunakan anggaran. Praktek yang sungguh-sungguh ini akan membuat anda menjadi hampir sempurna. Seiring dengan berjalannya waktu, anda akan mampu membuat budget yang baik sesuai kebutuhan perusahaan anda.

3. Jangan berpikir perusahaan anda adalah pengecualian.

Setiap bisnis dapat dianggarkan.  Satu-satunya pertanyaan adalah berapa banyak latihan yang diperlukan untuk menyeimbangkan waktu yang  anda investasikan dengan akurasi peramalan anda. Ingat bahwa bisnis yang baru berdiri harus diprediksi dan dianggarkan dalam rangka untuk mendapatkan dukungan keuangan.

4. Gunakan grafik Gantt.

Apakah anda tahu grafik Gantt? Grafik ini akan membantu anda untuk melacak tenggat waktu selesainya anggaran. Grafik ini akan memberitahu anda jika anda terlalu banyak menjadwalkan sehingga tidak bisa menyelesaikannya dalam waktu singkat sedangkan anda juga harus berpartisipasi di aktivitas bisnis lainnya . Dengan grafik Gantt ini, anda tidak akan tersesat dalam labirin waktu. Model grafik Gantt seperti terlihat dibawah ini.

GANTT-CHART-Gantt-Chart-Marketing-Release

5. Jangan mencoba untuk menganggarkan semua uang yang anda miliki.

Memprediksi semua pengeluaran yang mungkin terjadi sangat tidak obyektif. Budgeting adalah tentang memberikan karyawan anda suatu arahan yang bisa mereka gunakan sebagai panduan untuk fokus kepada hal-hal yang seharusnya menjadi prioritas. Lewat anggaran yang sudah disusun, karyawan anda juga akan belajar untuk melakukan review terhadap prioritas-prioritas item-item tertentu. Ingat jika anda mencoba untuk memperkirakan semua pengeluaran yang mungkin terjadi, rinciannya bisa membuat anda gila. Contoh anggaran saya lampirkan berikut ini.

Tabel-2-4

6. Lakukan “tukar guling” kalau perlu.

Anda memiliki sumber daya yang terbatas. Jadi wajar dong jika anda harus melakukan tukar guling dengan cara memutuskan item mana didalam anggaran yang harus dikeluarkan sebagai ganti “item baru” yang tidak tercantum di dalam anggaran tapi karena sesuatu hal, item tersebut harus dibeli. Tanpa disiplin seperti ini, anda akan hampir selalu menyebar uang, karena akan selalu ada alasan yang baik untuk menghabiskan uang. Ingat bahwa item-item baru yang muncul dan tidak masuk dalam anggaran anda belum tentu menghasilkan keuntungan yang signifikan terhadap bisnis anda.

7. Tentukan target profit dan target cash flow.

Dua pengukuran ini sangat berbeda, dan memerlukan berbagai jenis pengukuran dan pemantauan untuk mencegah kejutan-kejutan yang tidak menyenangkan. Anda tidak percaya? Ingat baik-baik bahwa setiap tahun, banyak bisnis dengan laba keuntungan yang besar gagal karena kurangnya uang tunai ditangan. Berikut ini contoh dari target profit dan target cash flow.

Income-Statements
Contoh Target Profit Wal-Mart Stores
Screen_Shot_2014-12-01_at_12.43.41_PM
Contoh Target Cash Flow Sederhana

8. Ajukan tiga pertanyaan untuk menilai hasil akhir anda.

Dengan anggaran ditangan, tanyakan ke tim anda tiga serangkaian pertanyaan berikut ini di setiap akhir bulan: (1) Bagaimana kondisi kita sekarang jika dibandingkan dengan anggaran? Jika hasilnya berbeda dengan rencana anggaran yang sudah dibuat, mengapa hal itu bisa terjadi? (2) Apa yang harus kita lakukan sekarang untuk mendapatkan hasil yang lebih baik di bulan depan ? Bagaimana kita bisa mempertahankan surplus yang terjadi dan menghindari selisih negatif. (3) Apa yang sudah kita pelajari yang akan membantu kita membuat anggaran yang lebih baik lagi ditahun depan?

tabel-2-5
Bandingkan Anggaran vs Aktual. Jika terjadi selisih, cari jawabannya

 

Ikuti tip-tip diatas, dan laporan rugi laba perusahaan anda akan menjadi lebih informatif, dan tingkat stress anda akan berada di titik yang masih bisa ditoleransi. Ingat, jika anda masih bersikukuh bahwa perusahaan anda bisa berjalan tanpa anggaran, maka ini ibaratnya sama seperti “seorang perempuan yang merasa sudah tampil cantik dan seksi. Selang beberapa waktu kemudian, udara malam yang dingin menyergap tubuhnya, dan membuatnya menggigil. Perhatiannya teralihkan dan menyadari bahwa pakaian yang dikenakannya sangat minim sehingga tidak mampu menghangatkan tubuhnya.  Jangan terlalu fokus kepada penyusunan budget yang terlalu ruwet. Budget sederhanapun asal sudah bisa mengakomodasi kebutuhan bisnis anda, akan menjadi senjata powerful untuk menyelamatkan uang anda dari pemborosan yang sia-sia.

back-icon-symbol-4088993
Back

 

 

 

 

Advertisements