Supervisor Karbitan !

Seorang supervisor yang bertemu dengan saya mengeluhkan tentang pekerjaan dan kondisi timnya. Bagaimana dia merasa tidak puas dengan gaji yang diterima, mengeluh tentang beberapa anggota timnya yang sulit diatur, mengeluh bahwa sekarang dia merasa lebih capek bekerja dan keluhan-keluhan lain yang terlontar dari mulutnya. Pesimis, negative thinking, kelelahan yang terlihat diwajahnya. Seolah-olah aura didalam diri mereka sudah redup oleh beban pekerjaannya yang sekarang.

Sebagai seorang yang duduk di level managemen, sudah sering saya diajak berdiskusi oleh para supervisor ini. Kebanyakan dari diskusi kami selalu fokus pada masalah jeleknya kinerja dari tim yang dipimpin oleh mereka. Mulai dari reject produk yang tinggi, banyaknya absensi karyawan dengan alasan yang beraneka ragam, output yang tidak maksimal, bahan material yang sering tidak siap sampai merembet ke pengiriman produk yang terlambat. Sudah jelas, mereka juga sudah capek dimarahi, dan mereka seringkali bingung karena merasa sudah melakukan apa yang mereka bisa untuk mengatasi problem ditimnya.

Jika saya bertanya kepada mereka, apa yang menyebabkan tim berkinerja buruk, para supervisor ini cenderung untuk mengedepankan “problem di tempat kerja” yang menjadi biang keroknya. Pertanyaan yang muncul kemudian di kepala saya adalah, apakah memang betul bahwa “itulah” yang menjadi sumber utamanya. Jangan-jangan ada faktor X yang terluput yang belum disentuh oleh mereka yang justru merupakan sumber problem sebenarnya dan menjadi penyebab berulangnya pola kinerja buruk tim.

Para pembaca yang terhormat, ijinkan saya bertanya kepada anda, “Apakah anda tahu bahwa seseorang harus melewati masa promosi terlebih dahulu sebelum dirinya bisa memainkan peranan sebagai seorang supervisor?” Bentuk promosi ini ada 2 macam. Yang pertama adalah promosi internal perusahaan dimana seorang kandidat mendapatkan rekomendasi untuk naik ke level berikutnya karena prestasi bagus yang ditunjukkannya. Yang kedua adalah promosi eksternal, hasil dari aplikasi lamaran calon kandidat ke perusahaan lain dan yang bersangkutan karena dianggap layak kemudian diterima.

Bentuk promosi apapun yang didapat oleh si kandidat selalu diawali dengan hal yang sama, eforia kegembiraan dan kebanggaan yang luar biasa. Antusiasme, dan semangat yang menyala-nyala ini sayangnya sering membuat mereka melupakan satu faktor penting, yaitu apakah memang benar bahwa gairah dan tujuan hidup mereka sudah selaras dengan promosi ini.

Lho, maksudnya apa ya? Begini, well, diakui atau tidak, faktor kunci keberhasilan seseorang ditentukan dari sumber internal energi jiwanya. Perjalanan meraih kesuksesan memerlukan waktu, dan selama proses perjalanan waktu ini, seseorang akan selalu mengalami ujian. Daya tahan orang ini untuk melewati ujian memerlukan energi yang digerakkan oleh motivasi. Motivasi inilah yang berkaitan dengan tujuan hidup seseorang.

Para calon kandidat supervisor, yang mendapatkan promosi ketika ditanya tentang masalah motivasi ini akan terbagi menjadi beberapa kubu. Kubu pertama akan menjawab untuk mendapatkan fasilitas yang lebih baik, dan gaji yang lebih tinggi. Kubu kedua mungkin akan menjawab bahwa mimpi mereka memang untuk meniti karir di perusahaan, dan level supervisor ini merupakan batu loncatan untuk naik ke jenjang berikutnya. Kubu lainnya mungkin akan menjawab hanya untuk mencari pengalaman sambil mengumpulkan modal dan nantinya akan berwiraswasta. Kubu lainnya lagi menjawab, bahwa mereka “dipaksa” untuk promosi karena jabatan yang lowong belum ada pengganti, atau perusahaan memang ingin mencari kandidat dengan gaji yang jauh lebih murah bila dibandingkan dengan tenaga profesional lainnya. Tahukah anda, bahwa masing-masing kubu ini, pada akhirnya nanti sewaktu mereka menjabat sebagai supervisor baru, mereka akan menampilkan strategi dan tindakan yang berbeda-beda yang justru menurut saya ini bisa menjadi kunci penentu baik/buruknya kinerja individu yang bersangkutan.

Dengan kata lain goal yang ingin dicapai oleh setiap calon supervisor akan membangkitkan suatu motivasi tertentu yang akan menggerakkan tindakan mereka dalam melakukan peran mereka sebagai seorang supervisor. Hal ini sangat fundamental untuk diexplore sebelum promosi dilakukan. Karena mereka akan menemui tantangan diperan yang baru ini. Jika passion atau mimpi sudah tidak sejalan dengan promosi yang didapat, seseorang akan cepat give up jika menghadapi situasi/permasalahan yang buruk. Ujung-ujungnya, individu bersangkutan bisa gagal untuk menunjukkan performansi optimal.

Jangan bekerja dengan filosofi “mengalir saja”. Berapa banyak recruiter/atasan yang menanyakan calon kandidat supervisor tentang apa yang ingin dicapainya dalam 5-10 tahun kedepan. Jika calon kandidat masih bingung menjawabnya, kemudian memberikan jawaban yang mengambang atau tidak jelas, ini sudah tanda awal gambaran masa depan bahwa si kandidat akan menemui kesulitan besar di pekerjaan barunya. Sebaliknya jika jawaban si kandidat menunjukkan bahwa goal yang ingin dicapai sangat bertolak belakang dengan role supervisor ini, saran saya, pertimbangkan kembali promosinya dan pikirkan lagi, alternatif role lain yang lebih cocok untuk si kandidat.

Seringnya, promosi eksternal diperoleh dari usaha coba-coba melamar ke sebuah perusahaan karena ingin dapat promosi padahal yang bersangkutan sebetulnya tidak cocok untuk peranan ini. Atau promosi internal di suatu perusahaan yang dilakukan dengan alasan “mengisi jabatan yang lowong dan si kandidat memiliki prestasi cemerlang di posisi sebelumnya”. Padahal hal semacam ini tidak bisa selalu dijadikan guarantee bahwa si kandidat juga akan sukses seperti sebelumnya. Proses casting inilah yang saya lihat juga merupakan salah satu biang kerok munculnya supervisor gagal. Supervisor yang megap-megap ketika menjalani perannya yang baru, sulit untuk beradaptasi dan berkembang. Saya menyebut mereka ini sebagai supervisor karbitan. Dan yes, Supervisor karbitan  merupakan salah satu faktor X seperti yang sempat saya kemukakan diatas tadi.

Para pembaca yang terhormat, untuk mereka yang tidak termasuk supervisor seperti itu, dan sudah mantap dengan peranan barunya, maka hal berikutnya yang harus ditanyakan ke diri sendiri adalah: “Apakah saya sudah siap untuk berperan sebagai supervisor?”

Ingat, tugas dan fungsi supervisor berbeda jauh dengan peranan saat masih menjabat sebagai staff atau level dibawahnya. Karena itu, penting sekali si kandidat untuk mempersiapkan dirinya dengan role yang baru ini. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengetahui kecakapan atau talenta apa saja yang diperlukan oleh seorang supervisor baru kemudian melihat apakah talenta-talenta tersebut ada didalam diri si kandidat. Daftar berikut ini berisikan talenta seorang supervisor dan sudah saya urutkan berdasarkan besar pengaruhnya ke role supervisor.

a.Talenta untuk berkomunikasi dengan atasan.
b.Talenta untuk mengkomunikasikan kemauan ke orang lain.
c.Talenta untuk mengarahkan orang.
d.Talenta untuk membuat keputusan.
e.Talenta untuk memecahkan masalah yang dihadapi.
f.Talenta untuk membuat rencana mengantisipasi sesuatu.
g.Talenta untuk mengatasi stress.
h.Talenta pengetahuan teknis.
I.Talenta untuk melakukan improvement.
J.Talenta untuk memberikan motivasi ke seseorang.
h.Talenta untuk melakukan tugas administrasi, seperti membuat laporan, menyusun tugas dan lainnya.

2015-10-26-20-44-07--2017289496

Bagi anda si kandidat, cobalah mengukur diri anda sendiri dengan 11 talenta diatas tersebut. Berikan nilai dari 0-10 untuk setiap poin yang ada. Anda bisa meminta bantuan rekan kerja yang anda percaya untuk membantu memberikan skor atau anda bisa melakukannya sendiri. Yang penting anda mengetahui  seberapa besar kualifikasi anda sekarang untuk peranan supervisor.

Jika ternyata kualifikasi talenta anda tidak mencapai 50% dari poin- poin tersebut, mungkin sebaiknya anda mengevaluasi lagi promosi anda. Saran saya, jangan dipaksakan. Nanti anda menjadi supervisor karbitan. Ingat talenta sudah tertanam didalam diri seseorang. Talenta ini tidak dapat di ajarkan, dan hanya dapat dikembangkan. Jadi jika anda tidak punya suatu talenta, tidak ada hal apapun yang bisa anda lakukan untuk mengubahnya. Yang terbaik yang bisa anda lakukan adalah mencari peran yang sesuai talenta yang anda miliki.

Oke. Now, say, 11 talenta diatas rupanya sudah tertanam di dalam diri saya. Hanya tinggal perlu digali dan dikembangkan lagi.  So,  next question is what’s next to do?

Sekarang waktunya anda untuk mulai mengenal lingkungan baru anda. Dimulai dari mengenal atasan anda, rekan-rekan kerja terkait, dan calon anak buah anda. Mulailah untuk menjalin komunikasi dengan mereka.

Komunikasi dengan atasan, bisa dimulai dengan memperjelas apa yang dia harapkan dari anda. Goal-goal apa yang dia ingin anda capai dalam suatu periode tertentu. Tanya dan catat semua itu dalam selembar kertas. Masing-masing goal hendaknya bisa dibaca dalam waktu 1 menit, dan pastikan bahwa persepsi anda tentang goal tersebut sudah sama dengan persepsi atasan anda. Ingat, setting goal ini sangat penting. Jika Manager anda belum melakukannya untuk anda, segera menghadap dan membuat goal tersebut. Tanpa goal, bagaimana anda akan dinilai? Apa yang membuat anda tahu bahwa pekerjaanmu sudah benar dan sesuai dengan yang diharapkan Managermu. Setelah goal anda sudah dibuat, tentukan dengan Manager anda waktu bagi kalian berdua untuk melakukan evaluasi dan review dari goal-goal ini. Gambar dibawah ini menunjukkan contoh dan cara setting goal.

SMART-Goals-3

Anda juga harus intensif berkomunikasi tentang hal-hal yang terjadi seputar pekerjaan anda, terutama hal-hal positif yang anda lakukan. Semakin banyak atasan anda mengetahuinya, semakin positif citra anda di matanya. Tidak kalah penting adalah proses review tentang goal anda. Di sini anda bisa memperoleh gambaran tentang kinerja anda, apakah sudah sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Poin-poin mana saja yang perlu diperbaiki. Nasehat dan saran dari atasan untuk meningkatkan prestasi kerja ke depannya.

Calon anak buah anda juga harus diberi kesempatan untuk mengetahui apa yang anda harapkan dari mereka. Jika tidak, bisa jadi mereka melakukan tindakan yang tidak sesuai dengan harapan anda. Ingat baik-baik untuk selalu berbicara kepada calon anak buah anda tentang hasil akhir yang ingin anda capai. Jabarkan goal tersebut dengan bahasa yang mereka mengerti. Komunikasikan itu setiap hari. Anda dan anggota tim anda, ambil beberapa menit dari jam kerja kalian, lihat daftar goal yang sudah dibuat itu dan evaluasi apakah tindakan yang kalian lakukan hari itu sudah sesuai dengan goal kalian.

Pada saat anda berperan sebagai supervisor, anda juga harus mengasah kemampuan emosional anda. Tidak seperti talenta, kecerdasan emosional bisa di latih. Kecerdasan ini sangat berguna ketika anda mulai mengalami gesekan dengan rekan kerja, mendapatkan pressure berlebih dari atasan anda atau ketika berhadapan dengan anak buah yang tindakannya meresahkan dan merugikan tim. Ingat, gunakan disiplin seperti surat peringatan (sp) hanya ketika anda berhadapan dengan attitude karyawan yang buruk. Jika masalahnya memyangkut kinerja, gunakan metode lain seperti casting talenta misalnya.

Goal menentukan action seseorang
Goal menentukan action seseorang

Anda juga harus belajar untuk tahu bagaimana harus berperan sebagai seorang supervisor. Banyak yang bisa dilakukan untuk ini, mulai dari membaca buku, belajar kepada rekan senior, meminta petunjuk atasan dan semacamnya. Skill yang perlu dipelajari misalnya meeting produksi harian (MPH). Di dalam MPH jangan membahas tentang masalah penyebab tidak tercapainya target. Tapi fokuslah pada performansi setiap anggota tim. Bagi tugas ke setiap anggota tim. Sebagai supervisor, anda cukup hanya memberitahu ke setiap anggota tim, hasil akhir apa yang anda inginkan dari setiap mereka. Biarkan mereka melakukan dengan cara mereka sendiri untuk mencapai hasil akhir tersebut. Saya berikan contoh untuk ini. Misalnya kepada seorang anggota tim anda di produksi, anda bisa berkata “Sore ini sebelum anda pulang, selesaikan 10 order ini”. Dan kepada seorang lainnya, anda bisa berkata “WIP 1000 sqm ini wajib selesai malam ini.” Demikian anda lakukan seperti itu ke setiap anggota tim. Minta hasil akhir sesuai dengan role yang di mainkan seseorang.

Besoknya di MPH, fokuslah pada pencapaian masing-masing dari mereka. Jika ada yang tidak berhasil mencapai goal yang sudah anda buat, tegur yang bersangkutan. Jangan fokus pada masalahnya. Percayalah, jika memang talentanya sesuai dengan rolenya, dia akan sanggup menyelesaikannya. Jika beberapa kali terbukti dia tidak bisa mencapai goal yang anda berikan padahal goal tersebut sudah memenuhi 5 kriteria SMART (lihat ilustrasi smart goal setting diatas), mungkin ada baiknya anda berdiskusi dengan Manager anda untuk mempertimbangkan casting talents.   Jika semua hal diatas sudah dilakukan, maka ceritanya akan menjadi lain dari yang saya sebutkan diatas. Anda sebagai supervisor akan jarang mengeluh, dan jika kinerja tim anda memburuk, paling tidak anda tahu sekarang bahwa faktor X nya bukan terletak di diri anda.

Sampai disini dulu artikel yang saya tulis tentang supervisor. Ingat level Supervisor sangat diperlukan untuk memimpin operasional di lapangan. Keberhasilan level ini dalam menjalankan peranannya dalam tim merupakan salah satu faktor kunci sukses untuk perfomansi tim yang luar biasa dan perusahaan secara keseluruhan.

back-icon-symbol-4088993
Back

Advertisements